İncek–Çayyolu’nda çalışan deneyimli bir Gayrimenkul Danışmanı için ofis değiştirme süreci, devam eden işlerin takibini ve önceki iş birliğinin kapanışını birlikte planlamayı gerektirir. Bekleyen bir teklifin, mülk sahibine yapılacak geri dönüşün veya yaklaşan randevunun kim tarafından takip edileceği belli olmalıdır.
Yeni ofise başlamadan önce mevcut sözleşmeleri, dosyaları, erişim yetkilerini ve mali koşulları netleştirin. Her dosyanın sorumlusunu ve sıradaki adımını gösteren bir geçiş planı hazırlayın.
Ofis Değiştirme Kararının Gerekçesini Netleştirin
Önce yeni iş birliğinden ne beklediğinizi yazın. Tekrarlanan dosya takibi sorunları, kapsamı belirsiz mali yükümlülükler veya uzmanlaştığınız bölgede çalışmanızı zorlaştıran bir işleyiş, değişikliği değerlendirmek için somut gerekçeler olabilir.
Her gerekçenin yanına beklediğiniz çözümü ekleyin. Örneğin “işlem takibi düzensiz” diyorsanız ihtiyacınız; sorumlusu belli dosyalar, kayıtlı görüşme notları ve takip edilebilir randevular olabilir. Yeni ofisle görüşmede bu beklentinin nasıl karşılanacağını sorun.
Mevcut ofisle daha önce konuşulan konuları ve alınan sonuçları da değerlendirin. Geçiş kararınızı, hangi çalışma düzenine ihtiyaç duyduğunuz üzerinden açıklayabilmelisiniz.
Önceki İş Birliğinin Kapanışını Planlayın
Ofis Değiştirme Öncesinde Sözleşme Kontrolü
Sözleşme kontrolü sırasında önce mevcut çalışma ilişkinizin niteliğini belirleyin. İş sözleşmesiyle çalışma, bağımsız iş birliği ve sözleşmeli işletme ilişkisi aynı koşullara tabi olmayabilir. Bildirim, ayrılma ve mali hesaplaşma konularını kendi ilişkinize uygulanan sözleşme ve mevzuat çerçevesinde inceleyin.
İmzalı metinlerde şu başlıkları kontrol edin:
- İş birliğinin sona erdirilme yöntemi ve varsa bildirim süresi.
- Devam eden veya ayrılıştan sonra sonuçlanacak dosyalar için gelir paylaşımı.
- Açık giderler, avanslar, iadeler ve henüz tahsil edilmemiş tutarlar.
- Gizlilik, veri kullanımı ve varsa rekabet ya da müşteri ilişkilerine ilişkin hükümler.
- Ofise ait cihaz, anahtar, belge ve hesapların teslimi.
Sözleşmedeki bir hükmün geçerliliği veya size nasıl uygulanacağı belirsizse ayrılma tarihini kesinleştirmeden önce bir avukatla değerlendirin. Her çalışma ilişkisi için geçerli tek bir bildirim süresi varsaymayın.
Açık Hesapları Dosya Bazında Kaydedin
Tamamlanan işler ile sonucu beklenen işlemleri ayırın. Her kalem için ilgili dosyayı, dayanak belgeyi, tahsilat durumunu ve tarafların üzerinde uzlaştığı paylaşım koşulunu kaydedin.
Henüz sonuçlanmamış bir satışta, hangi gelişmenin kime bildirileceğini ve ödeme gerçekleşirse hesaplaşmanın nasıl yapılacağını yazılı olarak netleştirin. Üzerinde anlaşma bulunmayan kalemleri ayrıca belirtin; belirsizliği kapanmış hesap gibi göstermeyin.
Portföy Devri ve İlan Yetkilerini Ayrı İnceleyin
Bir dosyayı sizin bulmuş veya uzun süredir takip etmiş olmanız, o dosyadaki sözleşmelerin ve kayıtların yeni ofise kendiliğinden geçtiği anlamına gelmez.
Taşınmaz Ticareti Hakkında Yönetmelik, hizmetlerin iş sahibi ile işletme veya sözleşmeli işletme arasında yapılan yazılı yetkilendirme sözleşmesine dayanmasını öngörür. Bu nedenle her dosyada sözleşmenin tarafını, süresini ve mevcut yetkinin kapsamını kontrol edin. Sözleşmeli işletme olarak faaliyet gösteriyorsanız bağlı olunan işletmeye ilişkin sözleşme ve yetki belgesi kayıtlarının güncellenme ihtiyacını ilgili Ticaret İl Müdürlüğüyle netleştirin.
Portföy devri değerlendirilirken her mülk için şu soruların yanıtı belli olsun:
- Takip mevcut ofiste mi sürecek, başka bir düzenleme mi yapılacak?
- Mülk sahibine bilgilendirmeyi kim yapacak?
- Devam eden yetkilendirme sözleşmesi için hangi işlem gerekiyor?
- İlan, fotoğraf ve tanıtım içeriklerinin kullanım durumu nedir?
- Anahtar ve fiziksel belgeler kimde, kime teslim edilecek?
Yeni bir sözleşme düzenlenmesini, önceki sözleşmeden kaynaklanabilecek hak ve yükümlülükleri otomatik olarak ortadan kaldıran bir işlem gibi değerlendirmeyin. Dosyanın nasıl sürdürüleceğini ilgili taraflarla netleştirin.
EİDS Yetkisini ve İlanların Durumunu Kontrol Edin
EİDS taşınmaz ilanı yetkilendirmesi, ilan verme yetkisine ilişkindir; gerekli sözleşme ve belgelerin yerine geçmez. Ofis geçişinde yazılı sözleşmeleri ve elektronik ilan yetkisini ayrı kontrol edin.
Hangi ilanın hangi işletme hesabından yayımlandığını kaydedin. Mevcut ilanların durdurulması, güncellenmesi veya yeni işletme tarafından yayımlanması için gereken işlemleri, geçerli yetkilere ve platformun güncel işleyişine göre planlayın. Eski hesabın giriş bilgilerini yeni ofisle paylaşmayın.
Müşteri Bilgileri ve CRM Kayıtlarını Nasıl Yönetmelisiniz?
Müşteri bilgileri; CRM, telefon rehberi, yazışma geçmişi ve evrak gibi farklı ortamlarda bulunabilir. Hangi kaydın kim tarafından, hangi amaçla ve hangi hukuki şartla tutulduğunu belirleyin.
Bir verinin önceki ofiste hukuka uygun işlenmiş olması, yeni ofise doğrudan aktarılabileceği anlamına gelmez. Aktarım için de kişisel verilerin korunması mevzuatındaki şartlar ayrıca değerlendirilmelidir. Açık rıza ve kanunda yer alan diğer aktarım şartları, somut işleme göre incelenir; önceki ofisin onayı tek başına bu değerlendirmeyi karşılamaz.
Uygulamada şu sırayı izleyin:
- Aktarılması düşünülen kayıtların kapsamını ve gerekli olma nedenini belirleyin.
- Hukuki dayanağı, bilgilendirme gereğini ve aktarımı yapmaya yetkili kişileri netleştirin.
- Yalnızca aktarılması uygun bulunan gerekli kayıtları, yetkili ve güvenli yöntemle iletin.
- Aktarımın kim tarafından, ne zaman ve hangi kapsamda yapıldığını kaydedin.
CRM’nin tamamını kişisel e-postanıza göndermeyin veya kişisel bulut hesabınıza kopyalamayın. Aynı şekilde, ayrılırken ofiste saklanması gereken kayıtları kendi başınıza silmeyin.
Kullanıcı hesaplarının kapanışını da dosya teslimiyle birlikte planlayın. KVKK’nın veri güvenliği rehberi, ilişiği kesilen çalışanların sistem erişimlerinin gecikmeden sınırlandırılmasını öngörür. Gerekli iş kayıtlarının yetkili kişiye teslimini ayrılış öncesinde tamamlayın. Ayrılışta CRM, kurumsal e-posta ve ilan platformu erişimlerinin yetkili yönetici tarafından kapatıldığını kontrol edin.
Ofis Maliyetleri ve Hizmetlerin Başlangıç Tarihini Netleştirin
Ofis maliyetleri ve hizmetlerin başlangıcı, yeni ofisle anlaşmadan önce yazılı olarak netleşmeli. Teklif edilen paylaşım oranını; düzenli giderler, ek ödemeler ve desteklerin kullanıma açılacağı tarihle birlikte değerlendirin.
| Başlık | Netleştirilecek konu |
|---|---|
| Başlangıç ve düzenli ödemeler | Varsa tutar, ödeme tarihi, vergi dâhil olup olmadığı ve iade koşulu |
| İşlem bazlı paylaşım | Hesaplamanın dayandığı tutar, kesintiler ve ödeme zamanı |
| İlan ve tanıtım desteği | Kapsam, varsa sınırlar, ek ücretler ve kullanıma açılacağı tarih |
| CRM ve takip araçları | Erişim başlangıcı, kayıt yetkileri ve uygun verilerin sisteme alınma yöntemi |
| Devam eden dosyalar | Önceki ofiste başlayan işler için uygulanacak ayrı düzenleme |
Bu tabloyu mevcut ofisin çıkış aşamasındaki yükümlülükleriyle birlikte değerlendirin. Bir süreye yayılan ödemeler veya iki ayrı düzenden doğabilecek giderler varsa geçiş bütçesinde görünür olsun.
Çalışma ortamını ve destek kapsamını daha geniş değerlendirmek için İncek–Çayyolu’nda deneyimli Gayrimenkul Danışmanları için ofis seçimi rehberimizi inceleyebilirsiniz.
Devam Eden İşlemler İçin Geçiş Planı Hazırlayın
Geçiş Planı İçinde Her Dosyanın Bir Sorumlusu Olsun
Aktif işleri, işlem aşamasına göre sıralayın. Yakın tarihli randevuları ve yanıt bekleyen konuları önce görünür hâle getirin.
| Dosyanın aşaması | Geçiş sırasında netleştirilecek konu |
|---|---|
| Pazarlama ve ziyaret | Geçerli yetki, ilan durumu, randevuyu yürütecek kişi ve anahtar erişimi |
| Teklif ve müzakere | Son teklif, tarafların yanıtı, beklenen geri dönüş tarihi ve iletişim sorumlusu |
| Sözleşme veya işlem hazırlığı | İmzalı belgeler, tamamlanacak evrak, randevular ve yetkili takip sorumlusu |
| Sonuçlanmış, hesabı açık işlem | Tahsilat durumu, paylaşım dayanağı ve hesaplaşmayı takip edecek kişi |
Örneğin teklif değerlendirmesi süren bir dosyada, ayrılış gününden sonraki geri dönüşü kimin yapacağı belli olsun. Yeni ofise başlamanız, eski dosyayı takip etme yetkinizin de sürdüğü anlamına gelmez. Dosya mevcut ofiste kalıyorsa güncel durumu yetkili sorumluya kayıtlı biçimde teslim edin.
Bildirim, Teslim ve Erişim Kapanışını Sıraya Koyun
Geçiş takviminizi şu sırayla oluşturun:
- Ayrılmadan önce: Sözleşmeleri, açık hesapları ve aktif dosyaları değerlendirin; gerekli düzenlemeleri netleştirin.
- Teslim aşamasında: Dosya durumlarını, anahtarları, cihazları ve yetkili kişilere yapılacak teslimleri kaydedin.
- İletişim sırasında: İlgili mülk sahipleri, alıcılar ve iş ortakları için bilgilendirmeyi kimin yapacağını belirleyin. Takip edecek kişi ve güncel iletişim kanalı açık olsun.
- Yeni başlangıçta: Uygunluğu doğrulanan kayıtları ve yetkileri kontrol edin; yaklaşan randevuların ve beklenen geri dönüşlerin sahipsiz kalmadığından emin olun.
Geçiş tamamlandığında teslim edilenler, açık kalan konular ve bu konuların sorumluları tek listede görülebilmelidir.
Future Proje ile İş Birliği Koşullarını Görüşelim
İncek–Çayyolu’nda faaliyetini sürdürmek isteyen deneyimli Gayrimenkul Danışmanları, Future Proje ve Yatırım ile mevcut olanakları ve iş birliği koşullarını görüşebilir. Deneyiminizi ve ofis geçişinden beklentilerinizi paylaşmak için kariyer formundan ön görüşme talebi bırakın.
Tartışmaya Katılın